Jak sprawdzić kontrahenta i zmniejszyć ryzyko windykacyjne?

Miłe złego początki. Pojawia się nowy klient, planujemy długotrwałą współpracę, liczymy przyszłe zyski. Później wystawiamy pierwsze faktury, płatności spływają z opóźnieniem, ale tolerujemy to, żeby utrzymać klienta. Klient nieco więcej zamawia, trochę mniej płaci. Poziom zadłużenia wzrasta, ale ze statystyk wynika, że jeszcze długo większość przedsiębiorców jest gotowa „dawać w kredyt” zanim zablokuje dostawy i zacznie proces windykacyjny. Jak zatem wybrać klienta i ocenić możliwość udostępnienia kredytu kupieckiego zmniejszając przy tym ryzyko współpracy z firmą, którą na to nie stać lub jest nierzetelna?

Brak weryfikacji może nas sporo kosztować. Jeśli firma kupująca od nas towar lub usługę jest już w poważnych problemach finansowych w momencie podejmowania współpracy, szansa odzyskania należności po terminie płatności spada, a jeśli czekamy o wiele dłużej z decyzjami, mogą one okazać się bezskuteczne mimo szeroko zakrojonych czynności windykacyjnych.
Zanim podejmiemy współpracę sprawdźmy podstawowe dane o kontrahencie i tym samym wykluczmy tych najbardziej ryzykownych.
1. Podstawowe dokumenty rejestrowe. Zależnie od formy prawnej kontrahenta w pierwszej kolejności weryfikujemy dokumenty takie jak aktualny wpis do CEIDG lub KRS. Ustalamy czy działalność jest aktywna i czy osoba z którą podpisujemy zlecenie może tego dokonać. Jeśli nie, ustalamy czy posiada pełnomocnictwo. Następnie ważne, żeby sprawdzić jak długo działalność jest prowadzona i czy przeciwko firmie nie są prowadzone postępowania restrukturyzacyjne lub inne określone prawem upadłościowym. W dokumentach znajdziemy również informacje o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej, prowadzonych egzekucjach z należności wobec US, ZUS.
2. Biała lista podatników VAT. Wykaz zawiera informacje o kontrahentach aktywnych jako płatnik VAT i informacje o numerach rachunków bankowych kontrahenta. Co ważne znajdziemy tu również podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT. Wykreślenie może być z inicjatywy kontrahenta lub z urzędu z zgodnie z art. 96 ust. 9 ustawy o VAT. Taka sytuacja może nastąpić, bez konieczności zawiadamiania o tym fakcie, w poszczególnych sytuacjach:
• nie ma możliwości skontaktowania się z podatnikiem lub jego pełnomocnikiem;
• dane w zgłoszeniu się nieprawdziwe;
• podatnik nie odpowiadają na wezwanie urzędu lub organu kontroli skarbowej;
• może on prowadzić działania związane z wyłudzeniami skarbowymi;
• kontrahent ma zakaz prowadzenia działalności.
W wykazie znajdziemy informacje o podstawie wykreślenia i jeśli takowa jest może to świadczyć o zwiększonym ryzyku współpracy z kontrahentem.
3. Giełdy wierzytelności to platformy, gdzie inne podmioty, firmy windykacyjne lub pierwotni wierzyciele umieszczają informacje o potencjalnych długach na sprzedaż. Nierzadko umieszczenie wierzytelności na giełdzie długów jest wynikiem lub elementem prowadzonych działań windykacyjnych przeciwko kontrahentowi. Wywiadownie gospodarcze fakt wpisu długu na giełdę wierzytelności oceniają, jako mocny punkt do znaczącego obniżenia oceny wiarygodności płatniczej ocenianej firmy. Dane na giełdach są ogólnodostępne, łatwe i szybkie w weryfikacji, a pomagają uniknąć współpracy z firmą, która szuka nowych dostawców, bo z innymi jest już w sporze. Jedną z najbardziej zasobnych w aktualne informacje jest giełda spółki E-wierzyciel udostępniająca informacje na portalu www.gielda-dlugow.net . Informacje na innych giełdach można wygooglować wpisując dane dłużnika i słowo „wierzytelności”.
4. Biura Informacji Gospodarczej są źródłem informacji kredytowej i gospodarczej w Polsce. Gromadzą i udostępniają informacje o tym, jak uczestnicy rynku – osoby fizyczne oraz podmioty gospodarcze, realizują swoje zobowiązania kredytowe i pozakredytowe. Dostęp do danych wymaga podpisania umowy z jednym z BIG, co jest odpłatne. Za pomocą BIG’ów możemy pozyskać informacje od innych użytkowników rynku o bieżących długach wraz z danymi tj. kwota, termin płatności, z jakich dokumentów wynika, czy jest sporna i kto jest wierzycielem. W rejestrach informacje są udostępniane nie tylko przez inne firmy, ale też przez instytucje finansowe.

Warto ustalić w firmie system sprawdzania kontrahentów wg zaangażowania finansowego i wagi ewentualnej straty w przypadku braku spłaty należności. Jeśli nawiązujemy współpracę z klientem, z którym będziemy realizować znaczny obrót i potencjalne straty mogą mocno zaważyć na kondycji finansowej naszej firmy, warto rozważyć zamówienie szerszej weryfikacji w firmie zajmującej się oceną podmiotów gospodarczych. Takie firmy poza ogólnodostępnymi źródłami, mają możliwość sprawdzić kontrahenta we własnych bazach, ocenić dokumenty finansowe, pobrać informacje z wywiadowni gospodarczych i na tej podstawie wydać rekomendację o ewentualnych zabezpieczeniach dla współpracy tj. ubezpieczenie należności, faktoring, czy też zabezpieczenia materialne. Poza weryfikacją przy podejmowaniu współpracy pamiętajmy, żeby cyklicznie sprawdzać naszych klientów i szybko reagować, jeśli pojawiają się negatywne informacje. Czas reakcji na pierwsze symptomy niewypłacalności ma największy wpływ na efekt później prowadzonej windykacji i szybkość uzyskania spłaty.
Dla naszych stałych Klientów mamy specjalną ofertę raportów weryfikacyjnych. Zapraszamy do kontaktu.

Grupa WEC partnerem oficjalnym Akademii Widzewa

Miło nam poinformować, że Grupa Kapitałowa WEC – wieloletni sponsor klubu RTS Widzew Łódź S.A., w sezonie 2020/2021 będzie wspierać piłkarską Akademię Widzewa. Sponsorem Widzewa jesteśmy od dawna – wspieraliśmy klub jeszcze przed jego reaktywacją, a od 2015 roku należymy do grona największych i najważniejszych partnerów Widzewa. Obecnie zdecydowaliśmy się dołożyć swoją cegiełkę w budowie prężnie rozwijającej się Akademii Widzewa.

– Widzew jest dla nas bardzo ważnym Partnerem. Zdecydowaliśmy się w nowym sezonie zostać oficjalnym partnerem Akademii Widzewa, ponieważ zależy nam na przyszłości klubu. Silna Akademia to jeden z filarów najlepiej prosperujących klubów piłkarskich. Wierzymy, że tak może być również w przypadku Widzewa, dlatego postanowiliśmy zainwestować w rozwój młodych zawodników – przyznał Remigiusz Brzeziński, prezes zarządu Kancelarii Prawnej Inkaso WEC S.A.

Od 2015 roku Grupa WEC systematycznie zwiększała swoje zaangażowanie w klub. Podkreśla to długofalowość relacji i jej znaczenie w planach strategicznych obu podmiotów. Pokazuje również, że relacje partnerskie w tym przypadku znacznie wykraczają poza aspekt biznesowy i marketingowy,  a obopólne korzyści i wzajemna pomoc w rozwoju firmy i klubu są efektem bliskości i zaufania, jakimi darzą się Widzew i Grupa WEC. W sezonie 2020/2021 poza sponsoringiem Akademii Widzewa, Kancelaria Prawna Inkaso WEC S.A. będzie kontynuowała wynajem loży biznesowej na stadionie przy al. Piłsudskiego 138.

Kiedy należy kierować sprawę do windykacji, a kiedy jest już za późno?

Kiedy jest za późno na skuteczne odzyskanie należności? Oczywiście, że najlepiej jest umiejętnie zarządzać przedawnieniem i przerywać je w odpowiednim momencie. Dobry pełnomocnik zna te mechanizmy i nie dopuści do przedawnienia się wierzytelności. Dlatego jeśli wierzytelność nie jest przedawniona, warto przekazać ją do Kancelarii. A kiedy i na to, jest już na to za późno?

Na tak postawione pytanie odpowiedź brzmi: nigdy. Nawet po upływie wspomnianego okresu przedawnienia dług nie znika, Wierzycielowi umyka jedynie możliwość dochodzenia należności przy użyciu aparatu państwa (sądy, komornicy itd.). Jest to bardzo utrudnione, ale na rynku dostępna jest oferta dochodzenia należności przedawnionych. Ponadto wbrew powszechnej opinii nie jest to nielegalne. Czasami wręcz może się to okazać niemożliwe, jednak nigdy nie jest za późno, aby spróbować. Mimo przedawnienia Wierzyciel, który rości sobie od np. kontrahenta tzw. dług naturalny dysponuje de facto wieloma narzędziami umożliwiającymi wywieranie presji na dłużników. Do dłużnika można się oczywiście zwracać regularnie z wezwaniem do spłaty, istnieje szereg instytucji i akredytowanych rejestrów, figurowanie w których utrudnia funkcjonowanie każdemu przedsiębiorcy. Zatem jest nad czym pracować, a gra może się okazać warta przysłowiowej świeczki.

Wielu naszych Klientów jest zrezygnowanych po umorzeniu egzekucji przez komornika. Często traktują ten moment jako koniec sprawy i zaczynają akceptować „przegraną”. Pamiętajmy jednak, że egzekucję można wznowić np. w sytuacji jeśli dowiemy się o poprawiającej się sytuacji finansowej dłużnika (np. że podpisał nowy kontrakt). Oczywiście do powzięcia takich informacji potrzebny jest pewien wywiad gospodarczy, ale jeśli na szali znajduje się płynność finansowa Wierzyciela, to warto zainwestować w takie rozwiązanie.

Koszty. To również często problem, z którym mierzymy się w rozmowach z niezdecydowanymi Wierzycielami. Wpis sądowy? Bardzo drogi. Zaliczki komornicze? Inwestycja „w ciemno”, bardzo drogie. Te opłaty muszą mieć swój ciężar z dwóch powodów: po pierwsze, aby wierzyciele nie szastali pozwami w błahych sprawach, które udałoby się rozwiązać polubownie i tym samym, aby wymiaru sprawiedliwości nie spotkała obstrukcja z powodu napływu spraw z wysokością przedmiotu sporu poniżej 500 PLN. Po wtóre, mają one też działać stymulująco na wierzyciela. Pamiętajmy, że obecnie wedle polskiego prawa wszelkimi kosztami prowadzenia windykacji można obciążyć dłużnika.

Niestety najczęściej skuteczność dłużników w unikaniu spłaty wynika nie z ich umiejętności czy wiedzy (te pozwalają co najwyżej odsunąć spłatę w czasie), ale z niekonsekwencji lub niewiedzy Wierzyciela. Łatwiej jest w pewnym momencie „machnąć ręką” na 5000 PLN niż znosić gorycz kolejnego nieudanego podejścia do odzyskania swojej należności. Warto zawsze rozważyć przekazanie sprawy firmie zatrudniającej profesjonalistów zajmujących się windykacją na co dzień.

Autor: Bartłomiej Młynarczyk – Koordynator ds. Windykacji Polubownej B2B w Kancelarii Prawnej Inkaso WEC S.A.

Windykator dzisiejszych czasów, czyli postrzeganie kontra rzeczywistość.

Im lepiej jednak poznamy ten temat, tym mniej się go boimy. Dlatego zainteresowanych działaniem nowoczesnej windykacji oraz różnicami pomiędzy windykatorem z telewizji, a windykatorem-profesjonalistą zachęcam do dalszej lektury.

„A Ty, czym się zajmujesz, z czego żyjesz?” brzmiało jedno z pierwszych pytań moich przyszłych teściów na inaugurującym znajomość obiedzie. Moja odpowiedź niemalże zakończyła z przytupem to spotkanie, mimo że nie należeli do grupy tzw. „klientów” branży windykacyjnej. Nie mieli wówczas długów ani też żadnych przykrych doświadczeń z windykacją w przeszłości. Tu akurat zagrał stereotyp i nagminne mylenie pojęć „windykator” i „komornik”. Tej różnicy nie trzeba tłumaczyć naszym czytelnikom, ale dla wielu osób (szczególnie właśnie tych, którzy długów nie mają), jest to zagadnienie z pogranicza czarnej magii. A przecież wiedza na ten temat jest ogólnodostępna i w dobie internetu bardzo o nią łatwo. Coś powstrzymuje społeczeństwo zdala od tego zagadnienia. Ja obstawiam, że to strach.

Podobne doświadczenia z poznawanymi osobami mają np. studenci i praktycy psychologii, których nowi znajomi nagle milkną w obawie przed przeprowadzoną w polowych warunkach psychoanalizą i rozpracowaniem skrywanych tajemnic. Wiadomo, że nic takiego nie ma miejsca, ale jednak się tego boimy. W tym sensie nasze obszary pozornie są od siebie oddalone, ale w praktyce dobry windykator opracowując zlecenie musi w kontakcie z dłużnikiem poznać prawdziwą przyczynę jego problemów z płatnościami. Umiejętności takie jak wykrywanie kłamstwa czy manipulacji mogą więc okazać się wręcz niezbędne. Również cel działań windykatora tylko pozornie jest bardzo odległy od celu działania psychoterapeuty. Pozornie, gdyż w obydwu przypadkach rozwiązujemy jakiś problem. Poznajemy go dogłębnie, by następnie mu zaradzić. W obydwu przypadkach zależy nam także na utrzymaniu dobrych relacji z klientem czy dłużnikiem.

Stereotyp bezwzględnego, umięśnionego, ubranego na sportowo osiłka z pałką ukrytą pod skórzaną kurtką powstał w naszej kulturze poprzez filmy takie jak „Dług”, „Komornik” czy też zwykłe tzw. „miejskie legendy” np. o przestępczych rozliczeniach. Mają one niewiele wspólnego z realiami działalności profesjonalnych pionów windykacji, a jednak mimo brutalności (a może dzięki niej?) dobrze się to ogląda i łatwo nam było przyjąć to za odzwierciedlenie rzeczywistości. Tak powstaje plotka i tak powstał ten krzywdzący stereotyp. Każdego dnia słyszę od osób, którym tak naprawdę chcę pomóc, że zabieram im ostatni grosz lub że jestem naciągaczem. Trudno im spojrzeć na sytuację z punktu widzenia wierzyciela, na zlecenie i w imieniu którego działamy. Zanim doszło do włączenia w sprawę nas, to jemu właśnie ktoś nie zapłacił za wykonane usługi czy towar. Zadaniem windykatora jest odzyskać te pieniądze w taki sposób, by wierzyciel szybko doszedł swoich należności i jednocześnie dłużnik nie powinien stracił płynności finansowej. Dodatkowe punkty zdobywa się, gdy dłużnik zachowa o swoim wierzycielu dobre zdanie. Dokładnie, profesjonalny windykator stara się prowadzić sprawę tak, by dłużnik nie miał wrażenia, że jest osaczony i że spotyka go jakaś kara.

I w tym miejscu wszystko łączy się w logiczną całość. Chcemy odzyskać pieniądze, ale tak, by dłużnik sam zrozumiał jak nie wpaść w jeszcze większe kłopoty niż ma w momencie podjęcia działań przez windykację. Żeby to osiągnąć, nie możemy dopuścić do sytuacji, w której klient naszego klienta uważa nas za wrogów lub zagrożenie. Dlatego jakiekolwiek rozwiązania tzw. „siłowe” nie wchodzą w grę, na agresję i zagrania poniżej pasa odpowiadamy zrozumieniem, a na krzyk – spokojem i nie eskalujemy negatywnych emocji. Nie robimy tego ponieważ nasza praca polega na kontrolowaniu rozmowy i jeśli tak jest, to my nadajemy jej poziom.

W następnym numerze newslettera przedstawię Państwu kilka przykładów sytuacji, w których niezbędne okazało się zachowanie zimnej krwi i trzeźwego osądu sytuacji. Czy to się udało? Odpowiedź już za dwa tygodnie.

Autor: Bartłomiej Młynarczyk – Koordynator ds. Windykacji Polubownej B2B w Kancelarii Prawnej Inkaso WEC S.A.

Tarcza 4.0 – zmiany w windykacji

Przepisy wprowadzonych niedawno regulacji prawnych związanych z przeciwdziałaniem negatywnym skutkom pandemii koronawirusa, znanych pod nazwą tarczy antykryzysowej w swoim już czwartym wydaniu wprowadziły niezwykle ważną regulację odnoszącą się do możliwości przeprowadzenia egzekucji z form pomocowych przewidzianych przez państwo wobec przedsiębiorców, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji ekonomicznej.

Jeżeli przed dniem wejścia w życie ustawy wprowadzającej tzw. tarczę 4.0 zajęto w toku egzekucji środki z tytułu wypłaconych przedsiębiorcom dofinansowań, o których mowa w art. 15zzb (z dofinansowania wynagrodzeń pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nakładczą lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług), art. 15zzc (z dofinansowanie kosztów prowadzenia działalności przez samozatrudnionych) i art. 15zze (z dofinansowanie wynagrodzeń osób zatrudnionych przez organizacje pozarządowe oraz inne podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego) wskazanych w ustawie z dnia 2 marca 2020 r.  o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych , lub z tytułu pożyczki, o której mowa w art. 15zzd (pożyczki bezzwrotnej ze środków Funduszu Pracy na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia działalności gospodarczej mikroprzedsiębiorcy) wskazanej ustawy, dalsza egzekucja z tych środków jest niedopuszczalna, a zajęte i nierozdysponowane sumy podlegają zwrotowi. Jest to niezwykle ważne  uregulowanie, które wprost wprowadza ograniczenia w prowadzeniu egzekucji w stosunku do środków, mających na celu poprawę sytuacji finansowej przedsiębiorców.

Przepisy Tarczy 4.0 wprowadziły ponadto m.in. nową instytucję – uproszczone postępowanie restrukturyzacyjne. Polega ono na samodzielnym rozpoczęciu szybkiej restrukturyzacji, bez konieczności występowania do sądu przez przedsiębiorstwo, które znalazło się w niekorzystnej sytuacji finansowej. Wystarczające jest aby przedsiębiorstwo takie do 30 czerwca 2020 r. zawarło umowę z doradcą restrukturyzacyjnym i obwieści w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o otwarciu postępowania o zatwierdzenie układu. Zapewni to przedsiębiorcy silną ochronę  przed postępowaniami egzekucyjnymi, która to dotychczas możliwa była po przeprowadzeniu sformalizowanych i kosztownych postępowań. Z takiej możliwości dłużnik może skorzystać tylko raz. Z dniem dokonania obwieszczenia wszczęcie postępowań egzekucyjnych i zabezpieczających staje się niedopuszczalne, a  wszczęte postępowania  egzekucyjne ulegają zawieszeniu z mocy prawa. Postępowanie o zatwierdzenie układu umarza się z mocy prawa, jeżeli w terminie 4 miesięcy od dnia dokonania obwieszczenia nie wpłynie do sądu wniosek o zatwierdzenie układu.

Tarcza 4.0 wprowadziła także  zmiany w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych  – art. 5 otrzymuje brzmienie wskazujące, że jeżeli strony transakcji handlowej, z wyłączeniem podmiotu publicznego będącego podmiotem leczniczym, przewidziały w umowie termin zapłaty dłuższy niż 30 dni, wierzyciel, który nie jest dużym przedsiębiorcą, może żądać odsetek ustawowych po upływie 30 dni, liczonych od dnia spełnienia swojego świadczenia i doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, potwierdzających dostawę towaru lub wykonanie usługi, do dnia zapłaty, ale nie dłużej niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego. Zmiana w porównaniu z dotychczasowym brzmieniem polega na ogólnym określeniu, bez odesłania ustawowego podmiotów, w stosunku do których niemożliwe jest dochodzenie odsetek na podstawie wskazanego powyżej przepisu.

Autor: Marek Sukiennik – Radca prawny Kancelarii Prawnej WEC Sroczyński i Wspólnicy Sp. k.