Płynność finansowa w branży HoReCa. Jak zabezpieczyć biznes przed zatorami płatniczymi?

Branża food & HoReCa działa w bardzo dynamicznym rytmie – szybka rotacja towaru i często stosunkowo niskie marże. W takiej rzeczywistości nawet niewielkie opóźnienie płatności może wywołać poważne konsekwencje. Jedna niezapłacona faktura potrafi wstrzymać kolejne zamówienia, utrudnić zakup produktów i uruchomić efekt domina w całym biznesie.

Dlatego właśnie dla tej branży szczególnie ważna jest kwestia płynności finansowej i tego, jak zabezpieczać płatności.  O tym, jak firmy mogą chronić swoją płynność finansową, opowie z Agnieszką Szalast – ekspertka Grupy Kapitałowej WEC.

Dlaczego branża spożywcza i HoReCa znajdują się dziś w szczególnej grupie ryzyka, jeśli chodzi o utratę płynności finansowej?

Branża gastronomiczna i spożywcza funkcjonuje w bardzo wymagającym otoczeniu gospodarczym. Jest to sektor silnie uzależniony od kosztów energii, surowców oraz regulacji rynkowych, co wprost przekłada się na poziom ryzyka prowadzenia działalności. Dodatkowo mamy do czynienia z długimi terminami płatności, często narzucanymi przez sieci i większych odbiorców, oraz z rosnącą liczbą niewypłacalności wśród kontrahentów, szczególnie w sektorze HoReCa. W takiej sytuacji nawet niewielkie zaniedbania w zakresie zarządzania należnościami mogą prowadzić do realnych strat finansowych. Można powiedzieć, że w tej branży brak odpowiednich procedur ograniczających ryzyko windykacyjne bardzo szybko przekłada się na utratę płynności.

Często mówi się, że dobry biznes zaczyna się od dobrego kontrahenta. Dlaczego weryfikacja kontrahenta i procedury płatnicze są tak istotne?

Sprawdzając historię gospodarczą, informacje o ewentualnych zaległościach, tak naprawdę odpowiadamy sobie na jedno pytanie:  Czy ten kontrahent zapłaci, czy będę musiała go windykować? Czy nie jest klientem, który już zalega innym dostawcom? Analiza historii działalności, ewentualnych zaległości czy powiązań biznesowych pozwala ograniczyć ryzyko współpracy z nierzetelnym partnerem. Z kolei wdrożenie nawet prostych procedur monitorowania płatności działa jak system wczesnego ostrzegania i sygnalizuje, że zaczyna się dziać coś niepokojącego. Z doświadczenia Kancelarii Inkaso WEC wynika jasno: szybka reakcja na opóźnienia znacząco zwiększa skuteczność odzyskiwania należności. Innymi słowy: weryfikacja chroni przed złymi decyzjami, a procedury chronią przed ich skutkami.

Czy przedsiębiorcy powinni kierować się zasadą ograniczonego zaufania?

Zdecydowanie tak, choć warto podkreślić, że większość przedsiębiorców działa rzetelnie. Szacunkowo około 5% firm w sektorze handlowym to podmioty z bardzo poważnymi problemami finansowymi. Jednak pozostała część opóźnień często wynika z wykorzystywania braku procedur po stronie dostawców. W praktyce oznacza to, że kontrahenci traktują swoich partnerów biznesowych jako źródło finansowania działalności. Dlatego odpowiedzialne podejście do weryfikacji i zarządzania należnościami nie wynika z braku zaufania, lecz z konieczności ochrony własnego biznesu.

Jak duża jest skala problemu nierzetelnych kontrahentów?

Ok. 5% w praktyce oznacza 310 tys. Dłużników firmowych zadłużonych na ponad 45 mld zł. W branży o niskich marżach, takich jak handel czy HoReCa, jedna nieuregulowana należność potrafi pochłonąć zysk z wielu innych, prawidłowo zrealizowanych transakcji. Z perspektywy praktyki widzimy, że wiele takich sytuacji można było przewidzieć lub przynajmniej ograniczyć ich skutki – odpowiednio wcześnie reagując lub kontrolując limity kredytowe.

Jak w praktyce sprawdzić kontrahenta? Z jakich rejestrów korzystać, gdzie szukać informacji? 

Podstawowa weryfikacja nie musi być skomplikowana ani czasochłonna. Wystarczy kilkanaście minut, aby sprawdzić kluczowe informacje:

• dane rejestrowe firmy i osoby uprawnione do reprezentacji (w KRS lub CEIDG),
• obecność w rejestrach dłużników,
• historię działalności i powiązania biznesowe,
• ewentualne postępowania restrukturyzacyjne lub upadłościowe.

Wiele z tych informacji dostępnych jest bezpłatnie w publicznych rejestrach, a bardziej szczegółowe dane można uzyskać poprzez biura informacji gospodarczej. To niewielki wysiłek, który może uchronić firmę przed poważnymi problemami.

Sprawdziliśmy już kontrahenta i decydujemy się na współpracę. Co dalej? Jakie dokumenty są kluczowe w zabezpieczeniu transakcji?

W transakcjach handlowych dokumenty są jak pasy bezpieczeństwa w 95% przypadków wydają się zbędne, ale kiedy przychodzi wypadek, ratują. Podstawowy zestaw obejmuje:

• potwierdzenie zamówienia (np. mailowe),
• potwierdzenie odbioru towaru lub wykonania usługi,
• prawidłowo wystawioną fakturę.

Dobrze udokumentowana transakcja znacząco przyspiesza proces dochodzenia należności i zwiększa szanse na skuteczne uzyskanie zapłaty.

Czyli jeśli prowadzę firmę, wystawiłam fakturę z odroczonym terminem płatności, ale potrzebuję środków „tu i teraz”, rozwiązaniem może być faktoring sprzedażowy?

Faktoring sprzedażowy to bardzo elastyczne rozwiązanie. W WECFINIE można sfinansować nawet pojedynczą fakturę, a środki mogą trafić do przedsiębiorcy nawet tego samego dnia. Co istotne, faktoring to nie tylko finansowanie. Poza uwolnieniem zamrożonej w fakturach gotówki zapewniamy monitoring płatności i weryfikację moralności płatniczej kontrahenta.

Super, mam zabezpieczenie, firma mi się rozwija i chce zainwestować, na przykład w nowy sprzęt czy wyposażenie restauracji, ale nie chce nadmiernie obciążać budżetu, wtedy pojawia się faktoring zakupowy. Jak dokładnie działa to rozwiązanie i kiedy warto z niego skorzystać? 

Faktoring zakupowy to po prostu faktoring odwrócony, idealna alternatywa dla faktoringu sprzedażowego, gdzie w łatwy sposób można odroczyć płatności wobec dostawców. Do WECFINA można zgłosić każdą fakturę zakupową np. na potrzeby dostawy produktów lub za sprzęt. WECFINA opłaca należności do dostawcy, a klient reguluje nam płatność za 30 dni lub rozkłada ją na raty. Co ważne, to też sposób na oferowanie swoim klientom płatności odroczonej bez ryzyka. Umożliwia oferowanie klientom odroczonych płatności bez ponoszenia ryzyka – finansowanie przejmuje instytucja faktoringowa.

 

W branży food i HoReCa płynność finansowa jest jednym z kluczowych czynników decydujących o stabilności i rozwoju biznesu.

Odpowiednia weryfikacja kontrahentów, jasno określone warunki współpracy oraz właściwa dokumentacja pozwalają skutecznie ograniczać ryzyko. Z kolei nowoczesne narzędzia finansowe, takie jak faktoring, wspierają przedsiębiorców w utrzymaniu stabilności i dalszym rozwoju. W gastronomii obok jakości produktów i obsługi, równie ważne są dobrze zarządzane finanse.

 

Bezpłatny e-book „Jak sprawdzić kontrahenta?”- https://www.kancelariawec.eu/e-book/